Cách chuyển đổi danh sách việc cần làm của bạn thành một công cụ năng suất
Danh sách việc cần làm có thể là một công cụ hữu ích để điều hành ngày của bạn, nhưng nó cũng có thể là nơi để các nhiệm vụ kéo dài và chết. Nếu bạn kết thúc một ngày với những thứ chưa hoàn thành hoặc nếu bạn tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ sang ngày hoặc tuần tiếp theo, bạn cần có một danh sách việc cần làm để kiểm tra thực tế về cách bạn dành thời gian, cũng như mong đợi của bạn.
LÀM RÕ NHỮNG GÌ QUAN TRỌNG
Hầu hết mọi người đi bộ xung quanh không biết ưu tiên của họ, Romi Neustadt, tác giả của Bạn có thể có tất cả, chỉ là không cùng thời gian chết tiệt . Bạn phải bắt đầu từ đó trước khi vào danh sách việc cần làm, cô ấy nói. Ưu tiên của chúng tôi là những điều quan trọng nhất đối với chúng tôi ngay bây giờ. Không phục vụ họ là không thể tha thứ.
Neustadt nói rằng chúng tôi thực sự chỉ có băng thông để có hai hoặc ba ưu tiên. Nếu không, chúng ta không sống đích thực, và bị phân tán và không hoàn thành, lấp đầy thời gian với những thứ không quan trọng với chúng ta.
Khi bạn biết các ưu tiên của mình, mọi thứ trong danh sách việc cần làm của bạn sẽ phục vụ chúng. Điều cô cực kỳ quan trọng là lắng nghe 'những điều nên làm', cho dù bạn đang nói lớn tiếng hay trong đầu bạn, cô nói. Người dân ở đây đang 'nên' ở khắp mọi nơi. Khi bạn nghe hoặc nghĩ 'nên', bạn không phục vụ các ưu tiên của mình.
CUNG CẤP CHO CÁC NHIỆM VỤ MỘT GIÁ TRỊ
Cho dù bạn làm việc cho chính mình hay cho người khác, hãy coi mình là CEO của ngày. Nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn và chỉ định cho mỗi nhiệm vụ một số liệu hoặc giá trị, chẳng hạn như số tiền mỗi giờ mà bạn có thể phải trả cho người khác để thực hiện, theo Racheleal Cook , huấn luyện viên chiến lược kinh doanh.
Bằng cách chỉ định giá trị đô la mỗi giờ cho các nhiệm vụ cụ thể, điều này đảm bảo bạn sử dụng tài nguyên của mình một cách chính xác, cô nói. Các nhiệm vụ của Điểm số từ $ 10 mỗi giờ cho các nhiệm vụ quản trị lên đến $ 10.000 mỗi giờ cho các nhiệm vụ cấp cao và liên quan đến bán hàng. Cách tiếp cận này mang lại sự rõ ràng ngay lập tức về cách bạn đang đầu tư thời gian vào công việc kinh doanh của mình.
ĐO LƯỜNG MỨC ĐỘ KHẨN CẤP CỦA MỘT NHIỆM VỤ
Cook thích sử dụng Ma trận Eisenhower để chia một danh sách việc cần làm thành bốn phần: khẩn cấp và quan trọng, phạm pháp không khẩn cấp nhưng quan trọng, vụng trộm và không quan trọng, và không quan trọng và không khẩn cấp.
Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nên được thực hiện ngày hôm nay. Những người quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên kế hoạch cho sau này. Nếu một nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, nó nên được giao cho người khác. Và một nhiệm vụ không quan trọng và không cấp bách nên được loại bỏ.
Sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn muốn dành phần lớn thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng chưa khẩn cấp trong phạm vi 1.000 đến 10.000 đô la bằng cách sử dụng Thẻ điểm của CEO, cô nói. Đây là cách bạn đi trước danh sách việc cần làm và di chuyển. . . ở đằng trước."
ĐẶT NHỮNG THỨ CỨNG ĐẦU TIÊN
Neustadt nói rằng đó là xu hướng của con người khi đặt các nhiệm vụ dễ dàng lên hàng đầu trong danh sách việc cần làm bởi vì cảm thấy tốt khi đánh bại điều gì đó. Thực tế là những thứ cứng là thứ di chuyển kim và tác động đến cuộc sống của chúng ta, cô ấy nói. Những thứ khó khăn là khi bạn thực sự làm những việc phục vụ các ưu tiên của bạn.
Trong khi làm những việc dễ dàng có thể cho bạn một dấu hiệu thành tựu, chúng cũng có thể là một hình thức của sự trì hoãn, Neustadt nói. Khi bạn làm những việc dễ dàng và không có thời gian cho những việc khó khăn, bạn sẽ để nỗi sợ chiến thắng, cô ấy nói. Cấm đưa những thứ khác vào đầu danh sách việc cần làm là một cái cớ để không đến với những thứ khó khăn.
HÃY CỤ THỂ
Đừng để danh sách việc cần làm của bạn biến thành một danh sách blob, cảnh báo Paul Rulkens , chủ tịch của Agrippa Consulting International . Một người nói là một hành động mơ hồ, không xác định và không rõ ràng, ông nói. Vì vậy, bất kỳ hành động nào trong danh sách việc cần làm của bạn đều phải có kết quả rất cụ thể.
Ngoài việc xác định hành động, cũng chỉ định khung thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ, Tiến sĩ AJ Marsden, trợ lý giáo sư về dịch vụ con người và tâm lý học tại Beacon College cho biết . Bạn phải xem xét tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và khung thời gian bạn phải hoàn thành nhiệm vụ đó, cô nói. Hãy xem xét việc nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau.
Nếu một nhiệm vụ lớn, Marsden khuyên bạn nên chia nó thành các phần hoặc các giai đoạn sẽ được hoàn thành trong vài ngày.
THỰC HIỆN MỘT DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM
Phần khó nhất trong việc giải quyết danh sách việc cần làm của bạn có thể thực sự bắt đầu. Huấn luyện viên sự nghiệp Caroline Ouwerkerk của Caroline Ouwerkerk Consulting đề nghị làm việc trong cuộc đua nước rút trực tuyến để xem bạn có thể làm được bao nhiêu trong 60 phút.
Một cách khác để thực hiện việc này là đặt hẹn giờ trong 15 phút, và cam kết không kiểm tra điện thoại của bạn hoặc bỏ qua các phiền nhiễu cho đến khi hết giờ, cô nói. Thường thì đó là tất cả những gì cần thiết để vượt qua sức đề kháng ban đầu của bạn và hòa vào nhịp điệu làm việc tốt.
Nếu điện thoại của bạn quá mất tập trung, Ouwerkerk khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng Forest , nơi bạn có thể trồng cây ảo ảo mà phát triển cây nếu bạn không sử dụng điện thoại trong một khoảng thời gian nhất định. Sau một thời gian, bạn sẽ bị ám ảnh với việc trồng khu vườn ảo của mình với đầy đủ các loại cây, hoa và bụi cây khác nhau và làm cho danh sách việc cần làm của bạn được thực hiện trong quy trình, cô nói.
LÀM RÕ NHỮNG GÌ QUAN TRỌNG
Hầu hết mọi người đi bộ xung quanh không biết ưu tiên của họ, Romi Neustadt, tác giả của Bạn có thể có tất cả, chỉ là không cùng thời gian chết tiệt . Bạn phải bắt đầu từ đó trước khi vào danh sách việc cần làm, cô ấy nói. Ưu tiên của chúng tôi là những điều quan trọng nhất đối với chúng tôi ngay bây giờ. Không phục vụ họ là không thể tha thứ.
Neustadt nói rằng chúng tôi thực sự chỉ có băng thông để có hai hoặc ba ưu tiên. Nếu không, chúng ta không sống đích thực, và bị phân tán và không hoàn thành, lấp đầy thời gian với những thứ không quan trọng với chúng ta.
Khi bạn biết các ưu tiên của mình, mọi thứ trong danh sách việc cần làm của bạn sẽ phục vụ chúng. Điều cô cực kỳ quan trọng là lắng nghe 'những điều nên làm', cho dù bạn đang nói lớn tiếng hay trong đầu bạn, cô nói. Người dân ở đây đang 'nên' ở khắp mọi nơi. Khi bạn nghe hoặc nghĩ 'nên', bạn không phục vụ các ưu tiên của mình.
CUNG CẤP CHO CÁC NHIỆM VỤ MỘT GIÁ TRỊ
Cho dù bạn làm việc cho chính mình hay cho người khác, hãy coi mình là CEO của ngày. Nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn và chỉ định cho mỗi nhiệm vụ một số liệu hoặc giá trị, chẳng hạn như số tiền mỗi giờ mà bạn có thể phải trả cho người khác để thực hiện, theo Racheleal Cook , huấn luyện viên chiến lược kinh doanh.
Bằng cách chỉ định giá trị đô la mỗi giờ cho các nhiệm vụ cụ thể, điều này đảm bảo bạn sử dụng tài nguyên của mình một cách chính xác, cô nói. Các nhiệm vụ của Điểm số từ $ 10 mỗi giờ cho các nhiệm vụ quản trị lên đến $ 10.000 mỗi giờ cho các nhiệm vụ cấp cao và liên quan đến bán hàng. Cách tiếp cận này mang lại sự rõ ràng ngay lập tức về cách bạn đang đầu tư thời gian vào công việc kinh doanh của mình.
ĐO LƯỜNG MỨC ĐỘ KHẨN CẤP CỦA MỘT NHIỆM VỤ
Cook thích sử dụng Ma trận Eisenhower để chia một danh sách việc cần làm thành bốn phần: khẩn cấp và quan trọng, phạm pháp không khẩn cấp nhưng quan trọng, vụng trộm và không quan trọng, và không quan trọng và không khẩn cấp.
Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nên được thực hiện ngày hôm nay. Những người quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên kế hoạch cho sau này. Nếu một nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, nó nên được giao cho người khác. Và một nhiệm vụ không quan trọng và không cấp bách nên được loại bỏ.
Sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn muốn dành phần lớn thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng chưa khẩn cấp trong phạm vi 1.000 đến 10.000 đô la bằng cách sử dụng Thẻ điểm của CEO, cô nói. Đây là cách bạn đi trước danh sách việc cần làm và di chuyển. . . ở đằng trước."
ĐẶT NHỮNG THỨ CỨNG ĐẦU TIÊN
Neustadt nói rằng đó là xu hướng của con người khi đặt các nhiệm vụ dễ dàng lên hàng đầu trong danh sách việc cần làm bởi vì cảm thấy tốt khi đánh bại điều gì đó. Thực tế là những thứ cứng là thứ di chuyển kim và tác động đến cuộc sống của chúng ta, cô ấy nói. Những thứ khó khăn là khi bạn thực sự làm những việc phục vụ các ưu tiên của bạn.
Trong khi làm những việc dễ dàng có thể cho bạn một dấu hiệu thành tựu, chúng cũng có thể là một hình thức của sự trì hoãn, Neustadt nói. Khi bạn làm những việc dễ dàng và không có thời gian cho những việc khó khăn, bạn sẽ để nỗi sợ chiến thắng, cô ấy nói. Cấm đưa những thứ khác vào đầu danh sách việc cần làm là một cái cớ để không đến với những thứ khó khăn.
HÃY CỤ THỂ
Đừng để danh sách việc cần làm của bạn biến thành một danh sách blob, cảnh báo Paul Rulkens , chủ tịch của Agrippa Consulting International . Một người nói là một hành động mơ hồ, không xác định và không rõ ràng, ông nói. Vì vậy, bất kỳ hành động nào trong danh sách việc cần làm của bạn đều phải có kết quả rất cụ thể.
Ngoài việc xác định hành động, cũng chỉ định khung thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ, Tiến sĩ AJ Marsden, trợ lý giáo sư về dịch vụ con người và tâm lý học tại Beacon College cho biết . Bạn phải xem xét tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và khung thời gian bạn phải hoàn thành nhiệm vụ đó, cô nói. Hãy xem xét việc nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau.
Nếu một nhiệm vụ lớn, Marsden khuyên bạn nên chia nó thành các phần hoặc các giai đoạn sẽ được hoàn thành trong vài ngày.
THỰC HIỆN MỘT DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM
Phần khó nhất trong việc giải quyết danh sách việc cần làm của bạn có thể thực sự bắt đầu. Huấn luyện viên sự nghiệp Caroline Ouwerkerk của Caroline Ouwerkerk Consulting đề nghị làm việc trong cuộc đua nước rút trực tuyến để xem bạn có thể làm được bao nhiêu trong 60 phút.
Một cách khác để thực hiện việc này là đặt hẹn giờ trong 15 phút, và cam kết không kiểm tra điện thoại của bạn hoặc bỏ qua các phiền nhiễu cho đến khi hết giờ, cô nói. Thường thì đó là tất cả những gì cần thiết để vượt qua sức đề kháng ban đầu của bạn và hòa vào nhịp điệu làm việc tốt.
Nếu điện thoại của bạn quá mất tập trung, Ouwerkerk khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng Forest , nơi bạn có thể trồng cây ảo ảo mà phát triển cây nếu bạn không sử dụng điện thoại trong một khoảng thời gian nhất định. Sau một thời gian, bạn sẽ bị ám ảnh với việc trồng khu vườn ảo của mình với đầy đủ các loại cây, hoa và bụi cây khác nhau và làm cho danh sách việc cần làm của bạn được thực hiện trong quy trình, cô nói.
Nhận xét
Đăng nhận xét